1. สถานที่ตั้งศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ

สถานที่ตั้งศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ ควรเป็นสถานที่ที่สามารถพบเห็นได้ง่าย มีความเป็นสัดส่วน และสะดวกต่อการเข้าไปตรวจดูข้อมูลข่าวสารของประชาชน โดยมีลักษณะและการดำเนินการที่สำคัญ ดังนี้

(1) จัดสถานที่ให้เป็นสัดส่วน โดยจัดเป็นห้องใดห้องหนึ่งหรือมุมใดมุมหนึ่งของสำนักงานหรือหน่วยงานที่สามารถพบเห็นได้ง่ายหรือจัดไว้ภายในห้องสมุดของหน่วยงานก็ได้ ในกรณีที่หน่วยงานมีพื้นที่น้อยสามารถจัดเป็นห้องเฉพาะของศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการได้ ควรจัดเป็นมุมหนึ่งของภายในสำนักงานนั้นโดยคำนึงถึงความเป็นสัดส่วนและเหมาะสมต่อการตรวจดูข้อมูลข่าวสารของประชาชนและถ้าไม่สามารถเก็บข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานไว้ได้ทั้งหมดในที่เดียวกันก็สามารแยกเก็บไว้ต่างหากได้แต่จะต้องมีป้ายแสดงว่า ข้อมูลข่าวสารที่แยกเก็บนั้นเก็บอยู่ที่ใด และต้องมีการจัดทำดัชนีหรือบัญชีรายการข้อมูลข่าวสารที่เก็บแยกแสดงไว้ด้วย ยกเว้นกรณีจำเป็นจริง ๆ ก็สามารถไปจัดตั้งที่อื่นซึ่งเป็นสถานที่ใกล้เคียงได้

(2) สถานที่ตั้งศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ ควรเป็นบริเวณที่ประชาชนพบเห็นได้ง่าย มีวัสดุอุปกรณ์ ครุภัณฑ์ หรือสิ่งอำนวยความสะดวก เพื่อให้ประชาชนสามารถเข้าสืบค้นข้อมูล หรือใช้บริการได้อย่างเหมาะสม เช่น การจัดตั้งอยู่ด้านหน้าและชั้นล่างของสำนักงาน เป็นต้น

(3) จัดทำป้ายชื่อ “ศูนย์ข้อมูลข่าวสารของ.......(ชื่อหน่วยงาน).......” ติดไว้ให้เห็นชัดเจน หรือทำแผนผังแสดงที่ตั้งศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการไว้หน้าสำนักงาน ซึ่งจะอำนวยความสะดวกแก่ประชาชนผู้มาสืบค้นข้อมูล

(4) จัดให้มีสถานที่เชื่อมโยงระหว่างห้องศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการกับห้องเทคโนโลยีสารสนเทศหรือห้องประชาสัมพันธ์ของหน่วยงาน เพื่อเอื้อต่อการติดต่อสอบถามและการสืบค้นข้อมูลข่าวสารของประชาชน

(5) พัฒนา ปรับปรุงสถานที่ตั้งศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการให้มีความสวยงามเหมาะสมต่อการสืบค้นข้อมูลและการเรียนรู้ของประชาชน โดยเฉพาะการจัดทำป้ายข้อมูล ประชาสัมพันธ์เพื่อให้ประชาชนเข้าใช้บริการได้ตามความเหมาะสม

2. การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ ครุภัณฑ์ และสิ่งอำนวยความสะดวก

 ในศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการนั้น หน่วยงานภาครัฐจะต้องจัดให้มีวัสดุอุปกรณ์ ครุภัณฑ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นในการเข้าตรวจดูข้อมูลข่าวสาร

ณ ศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ เพื่อให้สะดวกต่อการค้นหาข้อมูลของประชาชน เช่น

(1) โต๊ะ/เก้าอี้ สำหรับเจ้าหน้าที่ประจำศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ

(2) โต๊ะ/เก้าอี้ สำหรับประชาชนในการสืบค้นและศึกษาข้อมูล

(3) ตู้เอกสาร สำหรับใช้แสดงแฟ้มข้อมูลเอกสารตามที่กฎหมายกำหนด โดยจะต้องจัดให้มีแฟ้มข้อมูลข่าวสารตามมาตรา 9(1)-(8) และข้อมูลข่าวสารของราชการตามประกาศคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ (ควรเป็นตู้ใส่เอกสารที่สามารถปิด – เปิดได้ง่าย หรือมีความสะดวกต่อการค้นหาข้อมูลข่าวสาร)

(4) ระบบติดต่อสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ เครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

(5) แบบฟอร์ม กระดาษ/เครื่องเขียนเท่าที่จำเป็นในการค้นหาและบันทึกข้อมูล

(6) แผนภูมิ แผ่นพับ เอกสารแจกจ่าย หรือป้ายประกาศของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการให้ข้อมูลข่าวสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

(7) สิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ เช่น พัดลม ตู้น้ำเย็น หนังสือพิมพ์ หรือหนังสืออ่านประกอบอื่น ๆ ที่จำเป็นในการให้ข้อมูลความรู้แก่ภาคประชาชน ทั้งนี้ เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกแก่ประชาชน

3. การมอบหมายหน่วยงานและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ

หน่วยงานของรัฐที่ได้มีการจัดตั้งศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ ควรมีการมอบหมายให้ส่วนงานภายในหน่วยงานรับผิดชอบการดูแลและพัฒนาศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ เช่น มอบหมายให้ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศหรือส่วนประชาสัมพันธ์ของหน่วยงาน เป็นต้น ไม่ควรแบ่งกระจายออกไปตามส่วนงานต่าง ๆ และควรมอบหมายเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ ความเข้าใจในหน่วยงานรับผิดชอบโดยตรง สำหรับเจ้าหน้าที่ประจำศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการนั้น ควรมีคุณสมบัติ ดังต่อไปนี้

(1) ผ่านการอบรมหรือมีความรู้เกี่ยวกับพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมสิทธิการรับรู้ข้อมูลข่าวสารของประชาชน

(2) มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี มีจิตใจในการให้บริการ

(3) สามารถประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี

(4) มีความสามารถในการจัดระบบแฟ้มข้อมูล หรือจัดทำดัชนีรายการข้อมูลข่าวสารของราชการตามที่กฎหมายกำหนดไว้ได้

(5) สามารถนำข้อมูลข่าวสารของราชการจากฝ่ายต่าง ๆ มาปรับปรุงข้อมูลข่าวสารให้เป็นปัจจุบัน

(6) รู้จักและสามารถประยุกต์ใช้ช่องทางการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารของราชการได้อย่างเหมาะสม

(7) สามารถนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการจัดเก็บรักษา และเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารของราชการได้

(8) สามารถปฏิบัติหน้าที่ประจำศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการได้อย่างต่อเนื่อง

4. การจัดทำดัชนี/บัญชีรายการข้อมูลข่าวสารของราชการ

 การจัดทำดัชนี/บัญชีรายการข้อมูลข่าวสารของศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการนั้น มีความจำเป็นและเป็นประโยชน์ต่อการให้บริการข้อมูลข่าวสารแก่ประชาชนและเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ ดังนี้

(1) เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกต่อการสืบค้นข้อมูลข่าวสารของประชาชนผู้มาติดต่อตรวจดูหรือขอข้อมูลข่าวสารของราชการ

(2) เพื่อเป็นการแสดงรายการหลักของข้อมูลข่าวสารของราชการว่า เป็นไปตามข้อมูลข่าวสารของราชการที่กฎหมายกำหนดไว้หรือไม่ เช่น การเรียงข้อมูลตามมาตรา 9 ตั้งแต่ (1)-(8) และข้อมูลข่าวสารตามประกาศคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ

(3) เพื่อให้สะดวกต่อการควบคุมตรวจสอบข้อมูลข่าวสารของราชการที่จัดมาไว้ในศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ ของเจ้าหน้าที่ประจำศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการว่าข้อมูลใดขาดหรือว่าสูญหายไป โดยการจัดทำบัญชีรายการข้อมูลข่าวสารนี้จะทำให้เจ้าหน้าที่ประจำศูนย์ได้ดูแลรักษาข้อมูลข่าวสารไว้อย่างเหมาะสมและ เพื่อเป็นหลักฐานในการอ้างอิง

ดังนั้น หน่วยงานของรัฐจะต้องจัดทำดัชนีรายการข้อมูลข่าวสารให้ถูกต้อง ชัดเจน มีความสะดวกต่อการค้นหา โดยมีลักษณะและการดำเนินการดังนี้

(1) ควรจัดทำแบบบัตรดัชนีรายการห้องสมุด ซึ่งเป็นสากลและตรวจค้นได้ง่ายหรือเป็นแบบเฉพาะที่หน่วยงานถือปฏิบัติอยู่

(2) เรียงข้อมูลข่าวสารของราชการตามมาตรา 9 ตั้งแต่ (1) – (8) หรือตามข้อมูลข่าวสารตามที่หน่วยงานกำหนด

(3) แสดงรายการข้อมูลข่าวสารของราชการที่ชัดเจนตามแฟ้มข้อมูล

(4) ระบุสถานที่เก็บข้อมูลข่าวสารของราชการ

(5) ถ้าเป็นการจัดทำระบบดัชนีการค้นหาข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ จะต้องมีเอกสารแนะนำการทำงานของระบบดังกล่าว รวมทั้งการมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ ประจำศูนย์คอยแนะนำช่วยเหลือผู้เข้าขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารของราชการด้วย เพราะผู้เข้ามาตรวจดูบางรายอาจใช้คอมพิวเตอร์ไม่เป็นหรือไม่เข้าใจระบบการทำงาน ที่กำหนดไว้

5. การกำหนดระเบียบและหลักเกณฑ์การให้บริการ

หน่วยงานของรัฐสามารถกำหนดระเบียบและหลักเกณฑ์ในการให้บริการข้อมูลข่าวสารของราชการเพื่อเป็นการกำกับ ติดตามกระบวนการทำงานของศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ การรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยและความปลอดภัยในการให้ประชาชนเข้าตรวจดูข้อมูลข่าวสาร และการอำนวยความสะดวกแก่ประชาชน โดยหน่วยงานของรัฐสามารถดำเนินได้ดังนี้

(1) แต่งตั้งหรือมอบหมายให้มีคณะกรรมการประจำศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการหรือคณะกรรมการด้านการจัดระบบข้อมูลข่าวสารของหน่วยงาน

(2) กำหนดระเบียบปฏิบัติของศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ เช่น ออกระเบียบว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการของหน่วยงานลงพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษา

(3) จัดทำคู่มือการให้บริการของศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการและนโยบายการส่งเสริมสิทธิการรับรู้และเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของราชการของภาคประชาชน

(4) กำหนดระเบียบว่าด้วยค่าธรรมเนียมการขอสำเนาเอกสาร หากหน่วยงานไม่ประสงค์จะเรียกค่าธรรมเนียมการขอสำเนาหรือขอสำเนาที่มีคำรับรองถูกต้องของข้อมูลข่าวสารตามที่ประกาศคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ (กขร.) ฉบับลงวันที่ 7 พฤษภาคม 2542 หน่วยงานรัฐนั้นอาจออกระเบียบการเรียกค่าธรรมเนียมการขอสำเนาหรือขอสำเนาที่มีคำรับรองถูกต้องของข้อมูลข่าวสารของราชการเอง โดยความเห็นชอบของคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ/td>

(5) กำหนดขั้นตอนการขอข้อมูลข่าวสารโดยเขียนเป็นป้ายประกาศไว้ที่ศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการโดยเฉพาะอย่างยิ่ง จะต้องมีกำหนดระยะเวลาในการให้ข้อมูลข่าวสารตามมติคณะรัฐมนตรี ลงวันที่ 28 ธันวาคม 2547

(6) กำหนดแบบฟอร์มคำร้องต่าง ๆ เช่น แบบคำขอข้อมูลข่าวสารของราชการ แบบคำร้องเรียนและแบบคำอุทธรณ์ที่ไม่ขัดหรือแย้งกับกฎหมาย

(7) จัดทำสมุดทะเบียนผู้เข้ามาขอตรวจดูข้อมูลข่าวสารของราชการเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานของทางราชการและการจัดทำสถิติในการตรวจดูข้อมูลข่าวสาร ของราชการ

(8) กำหนดแผนงาน นโยบายด้านการจัดระบบข้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวข้อง

(9) จัดทำรายงานผลการวิเคราะห์และการจัดการข้อมูลข่าวสารของหน่วยงาน